เอกสารที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน ครบทุกรายการ
อัปเดต 2569/09 · หมวด สำนักงานบัญชี
ส่งให้ครบ 5 กลุ่ม คือ เอกสารขาย เอกสารซื้อและค่าใช้จ่าย รายการเดินบัญชีธนาคาร เอกสารเงินเดือนและลูกจ้าง และเอกสารพิเศษของเดือนนั้น ภายในวันที่ตกลงกันไว้ โดยส่วนใหญ่คือวันที่ 1 ถึง 5 ของเดือนถัดไป
ส่งครบและตรงเวลาช่วยได้ 2 อย่าง คือลดโอกาสยื่นภาษีผิด และทำให้ค่าบริการไม่ถูกปรับขึ้นเพราะงานจัดเอกสารบานปลาย
กลุ่มที่ 1 เอกสารขาย
- ใบกำกับภาษีขายทุกใบ เรียงตามเลขที่ ห้ามข้ามเลข รวมใบที่ยกเลิกด้วย
- ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบส่งของ
- ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้
- รายงานยอดขายจากระบบขายหน้าร้าน ถ้ามี
- รายงานยอดขายและค่าธรรมเนียมจากแพลตฟอร์มออนไลน์ทุกช่องทาง
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ที่ลูกค้าออกให้คุณ
รายการสุดท้ายคือสิ่งที่ถูกลืมบ่อยที่สุด เพราะลูกค้ามักส่งมาทางอีเมลหรือแนบมากับใบโอน แล้วเจ้าของเก็บไว้เองโดยไม่ได้ส่งต่อให้บัญชี ผลคือเสียสิทธิ์นำไปเครดิตภาษี
กลุ่มที่ 2 เอกสารซื้อและค่าใช้จ่าย
- ใบกำกับภาษีซื้อทุกใบ
- ใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสดที่ระบุชื่อกิจการ
- ใบแจ้งหนี้จากผู้ขายที่ยังไม่ได้จ่าย
- ค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าโทรศัพท์
- ใบเสร็จค่าขนส่งและค่าน้ำมัน พร้อมข้อมูลว่าใช้กับงานอะไร
- ค่าโฆษณาออนไลน์ พร้อมใบเสร็จและหลักฐานการชำระเงิน
- เอกสารซื้อสินทรัพย์ เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องจักร รถยนต์
- สำเนาหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ที่กิจการออกให้ผู้รับเงิน
ใบเสร็จที่ออกในชื่อบุคคลไม่ใช่ชื่อกิจการ มักใช้เป็นรายจ่ายของกิจการไม่ได้ หรือใช้ได้จำกัด ควรแจ้งร้านค้าให้ออกในชื่อกิจการตั้งแต่ตอนซื้อ
กลุ่มที่ 3 ธนาคาร
- รายการเดินบัญชี (statement) ของทุกบัญชีของกิจการ ครบทั้งเดือน
- สลิปโอนเงินทุกรายการที่ไม่มีเอกสารอื่นประกอบ พร้อมหมายเหตุว่าจ่ายค่าอะไรให้ใคร
- เอกสารเงินกู้ ดอกเบี้ย และค่าธรรมเนียมธนาคาร
- รายการรับเงินจากช่องทางชำระเงินออนไลน์
คำเตือนสำคัญคือ อย่าใช้บัญชีธนาคารส่วนตัวรับหรือจ่ายเงินของกิจการ เพราะบัญชีจะจับคู่รายการไม่ได้ ต้องไล่ถามทีละรายการ ซึ่งเป็นสาเหตุอันดับต้น ๆ ที่ค่าบริการถูกขยับขึ้นกลางปี
กลุ่มที่ 4 เงินเดือนและลูกจ้าง
- ตารางเงินเดือนของเดือนนั้น พร้อมยอดหักต่าง ๆ
- ข้อมูลพนักงานเข้าใหม่ เช่น สำเนาบัตรประชาชน วันที่เริ่มงาน อัตราค่าจ้าง
- ข้อมูลพนักงานลาออก พร้อมวันที่สิ้นสุด
- ค่าล่วงเวลา เบี้ยขยัน โบนัส และค่าคอมมิชชัน
- เอกสารประกันสังคมที่ได้รับระหว่างเดือน
- เอกสารค่าลดหย่อนของพนักงาน ถ้าเป็นช่วงที่ต้องใช้
การแจ้งพนักงานเข้าออกช้าทำให้การนำส่งประกันสังคมผิดพลาด ซึ่งแก้ย้อนหลังได้แต่ยุ่งกว่าการแจ้งให้ทันในเดือนนั้น
กลุ่มที่ 5 เอกสารพิเศษของเดือนนั้น
- สัญญาใหม่ทุกฉบับ เช่น สัญญาเช่า สัญญาจ้าง สัญญากู้ยืม
- เอกสารการลงทุนหรือการซื้อขายสินทรัพย์
- หนังสือจากหน่วยงานราชการทุกฉบับ ส่งทันทีที่ได้รับ ไม่ต้องรอสิ้นเดือน
- เอกสารเงินยืมกรรมการ หรือรายการกับบุคคลที่เกี่ยวข้องกัน
- รายงานสินค้าคงเหลือ ถ้ากิจการมีสต็อก
หนังสือจากหน่วยงานราชการคือข้อที่ห้ามดอง เพราะหลายฉบับมีกำหนดให้ตอบกลับภายในเวลาที่จำกัด การส่งช้าอาจทำให้เสียสิทธิ์ชี้แจง
วิธีจัดไฟล์ให้บัญชีทำงานเร็วขึ้น
- ตั้งชื่อโฟลเดอร์เป็นปีและเดือน เช่น 2569-09
- แยกโฟลเดอร์ย่อยเป็น ขาย ซื้อ ธนาคาร เงินเดือน อื่น ๆ
- ถ่ายรูปหรือสแกนให้อ่านออกทั้งใบ เห็นเลขที่และวันที่ชัด
- ตั้งชื่อไฟล์ด้วยวันที่และชื่อคู่ค้า เช่น 0912-ชื่อร้าน-ค่าวัตถุดิบ
- สรุปรายการที่ไม่แน่ใจไว้ในไฟล์เดียว แล้วถามรวดเดียว
- เก็บต้นฉบับกระดาษไว้ด้วย เพราะ พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 กำหนดให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี
การถ่ายรูปใบเสร็จแบบเอียง มืด หรือขาดมุม ทำให้บัญชีต้องทักกลับและงานช้าไปทั้งรอบ ใช้เวลาถ่ายให้ดีอีก 5 วินาทีคุ้มกว่ามาก
สิ่งที่คนลืมบ่อยที่สุด 7 อย่าง
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ลูกค้าออกให้
- ใบกำกับภาษีซื้อที่ตกอยู่ในกระเป๋าหรือในรถ
- ค่าใช้จ่ายที่เจ้าของจ่ายจากบัญชีหรือบัตรส่วนตัว
- รายงานยอดขายและค่าธรรมเนียมจากแพลตฟอร์มออนไลน์
- ใบกำกับภาษีที่ยกเลิก ซึ่งต้องส่งด้วย ไม่ใช่ทิ้ง
- รายการเดินบัญชีของบัญชีธนาคารที่เพิ่งเปิดใหม่
- หนังสือจากหน่วยงานราชการที่ถูกเก็บไว้เพราะคิดว่าไม่สำคัญ
ข้อมูลนี้เป็นแนวทางทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางบัญชีหรือภาษีเฉพาะราย เว็บไซต์เป็นเพียงสมุดรายชื่อ ไม่ใช่คู่สัญญาหรือผู้ให้บริการ