วิธีเลือกสำนักงานบัญชี 7 ข้อที่ต้องเช็กก่อนเซ็น

เลือกสำนักงานบัญชีให้ดูที่ ผู้ทำบัญชีที่รับผิดชอบกิจการคุณ ขอบเขตงานที่เขียนเป็นลายลักษณ์อักษร และความสม่ำเสมอในการติดต่อกลับ ส่วนราคาควรเป็นเกณฑ์ท้าย ๆ ไม่ใช่เกณฑ์แรก

เหตุผลคือค่าเสียหายจากการยื่นแบบล่าช้าหรือบัญชีผิด มักแพงกว่าส่วนต่างค่าบริการทั้งปีหลายเท่า

7 ข้อที่ต้องเช็ก

1. ผู้ทำบัญชีที่รับผิดชอบเป็นใคร

ขอชื่อและเลขทะเบียนผู้ทำบัญชีที่จะดูแลกิจการของคุณ ไม่ใช่แค่ชื่อสำนักงาน เพราะกฎหมายกำหนดให้ต้องมีผู้ทำบัญชีที่แจ้งขึ้นทะเบียนไว้ชัดเจนต่อกิจการ

ถ้าสำนักงานบอกว่า "ทีมงานดูแลให้" โดยไม่ยอมระบุชื่อ ให้ถามซ้ำ เพราะชื่อนี้จะปรากฏอยู่ในข้อมูลของกิจการคุณอยู่แล้ว

2. ขอบเขตงานเขียนชัดหรือไม่

ใบเสนอราคาที่ดีจะแยกให้เห็นว่ารวมอะไรและไม่รวมอะไร อย่างน้อยควรระบุ

• ทำบัญชีและจัดทำงบทดลองรายเดือน
• ยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่ายรายเดือน
• ยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มรายเดือน (ถ้าจด VAT)
• ยื่นประกันสังคม (ถ้ามีลูกจ้าง)
• ยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปีและทั้งปี
• ปิดงบการเงินและนำส่งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
• ค่าสอบบัญชี รวมหรือไม่รวม

3. ค่าใช้จ่ายทั้งปีเท่าไร

ขอให้เขาสรุปเป็นตัวเลขเดียวว่า "ปีแรกทั้งหมดจ่ายเท่าไร" แล้วเอาตัวเลขนี้ไปเทียบข้ามเจ้า การเทียบเฉพาะค่ารายเดือนมักทำให้เลือกผิด

4. รับงานลักษณะเดียวกับเราหรือเปล่า

ธุรกิจแต่ละแบบมีจุดที่ต้องระวังต่างกัน ร้านอาหารมีเรื่องวัตถุดิบและของเสีย ร้านออนไลน์มีเรื่องค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มและค่าขนส่ง งานรับเหมามีเรื่องการรับรู้รายได้ตามงวดงาน การถามว่า "เคยทำธุรกิจแบบนี้มากี่ราย" ช่วยคัดได้เร็ว

5. ติดต่อได้จริงแค่ไหน

ถามว่าช่องทางหลักคืออะไร ใครเป็นผู้ติดต่อ และปกติตอบกลับภายในกี่วันทำการ จากนั้นสังเกตตอนคุยครั้งแรกด้วย ว่าตอบเร็วและตรงคำถามหรือไม่ เพราะช่วงก่อนเซ็นสัญญามักเป็นช่วงที่เขาตั้งใจตอบดีที่สุดแล้ว

6. ระบบการทำงานเป็นอย่างไร

• ส่งเอกสารเป็นไฟล์ได้หรือต้องส่งกระดาษ
• ใช้โปรแกรมบัญชีอะไร คุณเข้าไปดูข้อมูลเองได้ไหม
• ส่งงบทดลองหรือรายงานให้ดูทุกเดือน ทุกไตรมาส หรือปีละครั้ง
• ส่งหลักฐานการยื่นแบบให้ทุกเดือนหรือไม่

ข้อสุดท้ายสำคัญมาก เพราะหลักฐานการยื่นคือสิ่งเดียวที่ยืนยันได้ว่างานเสร็จจริง

7. เงื่อนไขตอนเลิกใช้บริการ

ถามตั้งแต่ก่อนเริ่มว่า ถ้าวันหนึ่งคุณย้ายสำนักงาน เขาจะส่งคืนอะไรบ้าง ภายในกี่วัน และคิดค่าใช้จ่ายเพิ่มหรือไม่ คำตอบที่ดีควรรวมถึงงบทดลอง สมุดบัญชี ทะเบียนสินทรัพย์ และเอกสารต้นฉบับของกิจการ

12 คำถามที่ควรถามก่อนตกลง

1. ผู้ทำบัญชีที่รับผิดชอบกิจการเราชื่ออะไร เลขทะเบียนอะไร
2. สำนักงานมีผู้ทำบัญชีกี่คน และดูแลลูกค้ารวมกี่ราย
3. ราคาที่เสนอรวมค่าปิดงบและค่าสอบบัญชีหรือไม่
4. ผู้สอบบัญชีที่จะรับรองงบเป็นใคร ค่าสอบบัญชีประมาณเท่าไร
5. ปีแรกทั้งหมดเราจ่ายเท่าไร
6. ต้องส่งเอกสารให้ภายในวันที่เท่าไรของเดือน
7. ถ้าส่งเอกสารช้า จะเกิดอะไรขึ้น และคิดค่าปรับไหม
8. ถ้ายื่นแบบช้าเพราะความผิดของสำนักงาน ใครรับผิดชอบค่าปรับ
9. จะได้รับรายงานอะไรบ้าง และได้รับเมื่อไร
10. กิจการเราต้องจด VAT แล้วหรือยัง ใครติดตามเรื่องนี้ให้
11. ถ้าสรรพากรเรียกพบหรือมีหนังสือมา ช่วยดูแลไหม คิดเพิ่มหรือเปล่า
12. ถ้ายกเลิกบริการ ต้องบอกล่วงหน้ากี่วัน และได้ข้อมูลอะไรคืนบ้าง

สัญญาณที่ควรถอยออกมา

• เสนอราคาต่ำผิดปกติโดยไม่ระบุขอบเขตงาน
• เลี่ยงไม่ตอบเรื่องชื่อผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชี
• บอกว่ารู้จักเจ้าหน้าที่ หรือรับปากว่าจะไม่โดนตรวจ
• เสนอให้ใช้เอกสารค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้เกิดขึ้นจริง
• ไม่มีที่ตั้งสำนักงานที่ตรวจสอบได้ ติดต่อได้ทางแชตส่วนตัวทางเดียว
• ไม่ยอมทำสัญญาหรือใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษร

สำนักงานเล็กกับสำนักงานใหญ่ เลือกแบบไหน

ไม่มีคำตอบตายตัว ขึ้นกับว่ากิจการคุณต้องการความยืดหยุ่นหรือความต่อเนื่องมากกว่ากัน

สำนักงานเล็กมักคุยกับเจ้าของหรือผู้ทำบัญชีโดยตรง ตัดสินใจเร็ว และปรับตัวตามงานของคุณได้ดี ข้อจำกัดคือถ้าคนที่ดูแลลาหรือลาออก งานอาจสะดุด และเวลามีเรื่องซับซ้อนอาจไม่มีคนช่วยตรวจซ้ำ

สำนักงานใหญ่มักมีระบบสำรอง มีคนตรวจงานหลายชั้น และรับงานที่ซับซ้อนได้มากกว่า แต่คุณอาจคุยกับเจ้าหน้าที่ที่เปลี่ยนหน้าเป็นระยะ และความยืดหยุ่นน้อยกว่า

เกณฑ์ที่ใช้ได้จริงคือ ถ้าธุรกิจของคุณมีรายการซับซ้อน เช่น มีสต็อก มีสาขา หรือมีรายการต่างประเทศ ให้น้ำหนักกับระบบสำรองและการตรวจซ้ำ แต่ถ้าธุรกิจเรียบง่ายและคุณต้องการคนที่ตอบเร็ว สำนักงานเล็กที่ทำงานดีมักตอบโจทย์กว่า

สำนักงานใกล้บ้านสำคัญไหม

สำคัญน้อยกว่าเมื่อก่อน เพราะเอกสารส่วนใหญ่ส่งเป็นไฟล์ได้แล้ว และการยื่นแบบทำผ่านระบบออนไลน์เป็นหลัก

แต่ความใกล้ยังมีประโยชน์ใน 3 กรณี คือ กิจการที่ยังใช้เอกสารกระดาษจำนวนมาก กิจการที่อยากนั่งคุยหน้าตรงกันเวลามีปัญหา และเจ้าของที่ไม่ถนัดทำงานผ่านออนไลน์ ถ้าคุณไม่ได้อยู่ใน 3 กลุ่มนี้ ให้เน้นคุณภาพงานและการตอบกลับมากกว่าระยะทาง