ทำบัญชีเองด้วยโปรแกรม เทียบกับจ้างสำนักงานบัญชี

ทำเองได้จริงถ้าคุณเป็นบุคคลธรรมดาหรือฟรีแลนซ์ที่รายได้ไม่ซับซ้อน แต่ถ้าจดเป็นนิติบุคคลแล้ว กฎหมายกำหนดให้ต้องมีผู้ทำบัญชีที่ขึ้นทะเบียน และต้องใช้ผู้สอบบัญชีรับรองงบการเงินประจำปี ดังนั้นคำถามที่ถูกต้องจึงไม่ใช่ "ทำเองทั้งหมดได้ไหม" แต่เป็น "จะแบ่งงานกันอย่างไรให้ถูกและเร็วที่สุด"

เทียบให้เห็นภาพ

หัวข้อ	ทำเองด้วยโปรแกรม	จ้างสำนักงานบัญชี
ค่าใช้จ่ายต่อเดือนโดยประมาณ	0 ถึง 1,500 บาท (ค่าโปรแกรม)	1,500 ถึง 30,000 บาท
เวลาที่ต้องใช้	5 ถึง 20 ชั่วโมงต่อเดือน	1 ถึง 3 ชั่วโมงต่อเดือน (รวบรวมเอกสาร)
ใช้กับนิติบุคคลได้ไหม	ไม่ครบ ยังต้องมีผู้ทำบัญชีขึ้นทะเบียนและผู้สอบบัญชี	ได้ครบ
ความเสี่ยงยื่นผิด	สูงถ้าไม่มีพื้นฐาน	ต่ำกว่า แต่ยังต้องตรวจสอบเอง
ความรู้ที่ต้องมี	ต้องเข้าใจภาษีและรอบยื่นแบบ	ไม่จำเป็นต้องลึก แต่ควรอ่านงบเป็น
ความยืดหยุ่นเวลาต้องการข้อมูลด่วน	เห็นข้อมูลได้ทันที	ต้องรอสำนักงานส่งให้

ตัวเลขเป็นช่วงโดยประมาณของ พ.ศ. 2569

กรณีที่ทำเองคุ้ม

• ฟรีแลนซ์หรือบุคคลธรรมดาที่มีรายได้ทางเดียวหรือสองทาง
• ธุรกิจที่ยังไม่ได้จดนิติบุคคล และรายการไม่ถึง 30 รายการต่อเดือน
• ผู้ที่มีพื้นฐานบัญชีหรือเคยทำงานสายนี้มาก่อน
• ช่วงเริ่มต้นที่ยังไม่มีรายได้ และอยากคุมต้นทุนทุกบาท

ถึงจะทำเอง ก็ยังควรจ้างที่ปรึกษาตรวจให้ปีละครั้งก่อนยื่นภาษีประจำปี ค่าใช้จ่ายไม่มากแต่ช่วยจับข้อผิดพลาดที่สะสมมาทั้งปีได้

กรณีที่ควรจ้าง

• จดทะเบียนเป็นบริษัทจำกัดหรือห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนแล้ว
• จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว เพราะต้องยื่น ภ.พ.30 ทุกเดือนแม้ไม่มีรายได้
• มีลูกจ้าง ทำให้ต้องทำเงินเดือน ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และประกันสังคม
• มีสต็อกสินค้าหรือขายหลายช่องทาง
• มีรายการกับต่างประเทศ
• เคยได้รับหนังสือจากหน่วยงานภาษี
• เวลาของคุณสร้างรายได้ได้มากกว่าค่าจ้างต่อชั่วโมงของงานเอกสาร

ข้อสุดท้ายคือเกณฑ์ที่ตรงที่สุด ถ้าคุณใช้เวลา 15 ชั่วโมงต่อเดือนกับงานเอกสาร แล้วเวลานั้นเอาไปขายของหรือดูแลลูกค้าได้มากกว่าค่าจ้าง 4,000 บาท การจ้างคือทางเลือกที่ถูกกว่าในทางเศรษฐศาสตร์

รูปแบบผสม ที่หลายกิจการใช้จริง

วิธีนี้คือทางสายกลางที่ประหยัดกว่าและได้ข้อมูลเร็วกว่า

1. คุณบันทึกรายรับรายจ่ายและออกเอกสารขายด้วยโปรแกรมบัญชีเอง
2. ตั้งค่าโปรแกรมให้ออกใบกำกับภาษีถูกตามรูปแบบที่กฎหมายกำหนดตั้งแต่ต้น
3. ให้สิทธิ์สำนักงานบัญชีเข้าดูข้อมูลในระบบได้โดยตรง
4. สำนักงานบัญชีทำหน้าที่ปรับปรุงรายการ ปิดบัญชี ยื่นแบบ และรับผิดชอบในฐานะผู้ทำบัญชี
5. ผู้สอบบัญชีตรวจและรับรองงบประจำปี

ผลที่มักได้คือค่าบริการถูกลง เพราะเอกสารเข้าระบบเป็นระเบียบแล้ว และคุณเห็นตัวเลขธุรกิจของตัวเองได้ทุกวันแทนที่จะรอรายงานรายไตรมาส

ก่อนเลือกโปรแกรม ควรถามสำนักงานบัญชีก่อนว่าเขาทำงานกับโปรแกรมไหนได้บ้าง เพราะถ้าโปรแกรมส่งออกข้อมูลในรูปแบบที่เขาใช้ต่อไม่ได้ งานจะไม่ได้ลดลงจริง

สิ่งที่ควรรู้ก่อนเลือกโปรแกรมบัญชี

• รองรับการออกใบกำกับภาษีตามรูปแบบที่กฎหมายกำหนดหรือไม่
• ส่งออกข้อมูลให้สำนักงานบัญชีได้ในรูปแบบที่เขาใช้ได้
• มีระบบสต็อกหรือไม่ ถ้าธุรกิจคุณมีสินค้า
• เชื่อมกับระบบขายหน้าร้านหรือแพลตฟอร์มออนไลน์ที่คุณใช้ได้หรือไม่
• ข้อมูลอยู่ที่ไหน ถ้าเลิกใช้จะดึงข้อมูลออกได้อย่างไร
• ค่าบริการรายปีและข้อจำกัดจำนวนผู้ใช้หรือจำนวนเอกสาร

ข้อ 5 คือข้อที่ควรถามก่อนสมัคร เพราะการย้ายโปรแกรมกลางปีมีต้นทุนสูงกว่าที่คิดเสมอ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อทำเอง

1. ลืมว่าต้องยื่น ภ.พ.30 แม้เดือนนั้นไม่มีรายได้
2. ไม่ได้หักภาษี ณ ที่จ่ายตอนจ่ายค่าบริการ ทำให้กิจการต้องรับภาระเอง
3. ออกใบกำกับภาษีไม่ครบองค์ประกอบที่กฎหมายกำหนด
4. ใช้บัญชีธนาคารส่วนตัวปนกับของกิจการ
5. บันทึกรายจ่ายที่ไม่มีเอกสารรองรับ แล้วถูกปรับปรุงออกตอนปิดงบ
6. ไม่ได้แยกภาษีซื้อที่ขอคืนได้กับขอคืนไม่ได้
7. เข้าใจว่าจดบริษัทแล้วเสียภาษีถูกลงเสมอ ซึ่งไม่จริงเสมอไป

ทุกข้อในรายการนี้แก้ได้ถ้ารู้ตั้งแต่ต้น แต่ถ้ารู้ตอนปิดงบปลายปี การแก้ย้อนหลังมักมีค่าใช้จ่ายมากกว่าค่าจ้างที่ประหยัดไปทั้งปี