ขั้นตอนจองรถขนส่งสินค้า ตั้งแต่ขอราคาจนเซ็นรับของ

การจองรถขนส่งสินค้ามี 8 ขั้นตอนหลัก ตั้งแต่ส่งข้อมูลขอราคา ยืนยันการจอง เตรียมของ ขึ้นของ ออกเอกสาร ติดตาม ตรวจรับ และปิดงาน จุดที่คนมักพลาดคือไม่มีเอกสารที่ทั้งสองฝ่ายเซ็น ทำให้พอมีปัญหาแล้วไม่มีหลักฐาน

บทนี้เล่าทีละขั้น พร้อมสิ่งที่ควรทำในแต่ละจุดเพื่อให้ของถึงครบ และถ้าเกิดปัญหาก็เคลมได้

ขั้นที่ 1 ส่งข้อมูลขอราคา

ข้อมูลที่ครบตั้งแต่แรกทำให้ได้ราคาที่แม่นและได้รถขนาดที่ถูก ส่งข้อมูลเหล่านี้

• ชนิดสินค้า น้ำหนักรวม ขนาดหรือจำนวนพาเลท
• ต้นทางและปลายทาง พร้อมหมุดแผนที่
• วันและเวลาที่ต้องขึ้นของ และเวลาที่ต้องถึง
• ต้นทางและปลายทางมีคนยก รถยก หรือลานขึ้นลงของหรือไม่
• ถนนเข้าหน้างานแคบ มีสะพานจำกัดน้ำหนัก หรือมีเวลาห้ามรถใหญ่หรือไม่
• สินค้าต้องคุมอุณหภูมิ ห้ามวางซ้อน หรือแตกง่ายหรือไม่

ถ้าไม่แน่ใจว่าควรใช้รถขนาดไหน ให้ส่งรูปสินค้าและน้ำหนักไปถาม ผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์จะแนะนำได้

ขั้นที่ 2 รับใบเสนอราคาและยืนยันการจอง

เมื่อได้ราคาแล้ว ตรวจว่ารวมอะไรบ้างก่อนยืนยัน แล้วยืนยันเป็นข้อความหรือเอกสารที่ระบุ

• วันเวลานัดรับของ
• ขนาดรถ ประเภทตัวถัง และเลขทะเบียนถ้ารู้แล้ว
• ราคารวม และรายการที่รวมแล้ว
• เวลารอฟรีต่อจุด และค่ารอเมื่อเกิน
• ประกันสินค้า วงเงิน
• เงื่อนไขมัดจำและการชำระเงิน
• เงื่อนไขยกเลิกหรือเลื่อนวัน

ข้อความในแชตที่ทั้งสองฝ่ายตอบรับชัดเจน ก็ใช้เป็นหลักฐานได้ในระดับหนึ่ง แต่งานมูลค่าสูงหรืองานประจำควรมีใบเสนอราคาที่ลงชื่อ

ขั้นที่ 3 เตรียมสินค้าและเอกสาร

เตรียมทุกอย่างให้พร้อมก่อนรถมาถึง เพราะเวลาที่รถรอคือเวลาที่อาจถูกคิดเงิน

• แพ็กสินค้าให้แน่นหนา ติดฉลากตามความจำเป็น
• รวมสินค้าไว้จุดเดียวใกล้ที่รถจอด
• ทำใบส่งของหรือใบกำกับสินค้า 2 ชุด ระบุรายการ จำนวน ผู้ส่ง ผู้รับ
• ถ้าสินค้าต้องมีเอกสารประกอบการเคลื่อนย้าย ให้เตรียมให้พร้อม เช่น สัตว์มีชีวิตต้องมีใบอนุญาตเคลื่อนย้ายจากกรมปศุสัตว์ตามพระราชบัญญัติโรคระบาดสัตว์ พ.ศ. 2558 สอบถามเงื่อนไขจากสำนักงานปศุสัตว์ในพื้นที่

ขั้นที่ 4 ขึ้นของและตรวจนับ

ตอนขึ้นของคือจุดสำคัญที่สุดสำหรับการเคลมในภายหลัง ทำ 4 อย่าง

1. ตรวจว่ารถที่มาตรงกับที่ตกลง ทั้งขนาดและทะเบียน
2. นับจำนวนสินค้าต่อหน้าคนขับ
3. ถ่ายรูปสภาพสินค้าก่อนขึ้นรถ และถ่ายรูปการจัดเรียงเมื่อขึ้นเสร็จ
4. ดูการยึดสินค้า สายรัด ผ้าใบ ไม้กั้น ให้เรียบร้อยก่อนรถออก

ถ้ารถที่มาเล็กกว่าที่ตกลง ให้คุยตั้งแต่ตอนนั้น อย่าให้ขนไปก่อนแล้วค่อยคุย

ขั้นที่ 5 ออกใบตราส่งหรือใบรับฝากสินค้า

ใบตราส่งคือเอกสารที่ผู้ขนส่งทำให้ผู้ส่งเมื่อผู้ส่งเรียกเอา ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ลักษณะรับขน เป็นหลักฐานว่าผู้ขนส่งรับสินค้าอะไรไปเท่าไร ในสภาพไหน และจะส่งไปที่ใด กฎหมายกำหนดรายการที่ใบตราส่งต้องมี เช่น ชื่อและที่อยู่ของผู้ส่งและผู้รับ สภาพ น้ำหนักหรือจำนวนของ สถานที่ส่งมอบ ค่าระวาง และลายมือชื่อผู้ขนส่ง ส่วนใบกำกับของหรือใบส่งของเป็นเอกสารที่ผู้ส่งทำขึ้น

ในทางปฏิบัติ ใบตราส่งหรือใบรับฝากสินค้าควรมีอย่างน้อย

หัวข้อ	ตัวอย่างสิ่งที่ต้องเขียน
ผู้ส่งและผู้รับ	ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทร
รายการสินค้า	ชนิด จำนวน หน่วย น้ำหนักโดยประมาณ
สภาพสินค้าตอนรับ	ปกติ หรือมีตำหนิตรงไหน
รถและคนขับ	ทะเบียนรถ ชื่อคนขับ
เงื่อนไขพิเศษ	ห้ามวางซ้อน คุมอุณหภูมิ ระวังแตก
ลายเซ็น	ผู้ส่งและคนขับ พร้อมวันเวลา

รถรับจ้างรายเล็กหลายรายไม่มีแบบฟอร์มของตัวเอง คุณจึงควรใช้ใบส่งของของกิจการคุณเอง 2 ชุด ให้คนขับเซ็นรับ 1 ชุด เก็บไว้ 1 ชุด

ขั้นที่ 6 ติดตามระหว่างทาง

ขอเบอร์คนขับ และตกลงว่าจะแจ้งสถานะเมื่อไร เช่น ออกจากต้นทาง ถึงครึ่งทาง ใกล้ถึงปลายทาง ถ้ารถมีระบบติดตามพิกัด ขอลิงก์ดูได้ สำหรับรถห้องเย็น ขอให้ถ่ายหน้าจออุณหภูมิเป็นระยะ

แจ้งปลายทางล่วงหน้าว่ารถจะถึงประมาณกี่โมง เพื่อให้เตรียมคนหรือรถยกไว้ ลดค่ารอที่ปลายทาง

ขั้นที่ 7 ปลายทางตรวจรับและเซ็นใบรับสินค้า

ผู้รับควรตรวจก่อนเซ็นทุกครั้ง ไม่ใช่เซ็นก่อนแล้วค่อยตรวจ

1. นับจำนวนให้ตรงกับใบส่งของ
2. ดูสภาพกล่องหรือบรรจุภัณฑ์ ถ้าบุบ เปียก หรือฉีก ให้ถ่ายรูปก่อนเปิด
3. ถ้ามีของขาดหรือเสียหาย เขียนลงในใบรับสินค้าให้ชัดว่าเสียหายอะไร กี่ชิ้น แล้วให้คนขับเซ็นรับทราบ
4. ถ้าเปิดตรวจภายในไม่ได้ทันที เขียนว่า "รับตามจำนวน ยังไม่ได้ตรวจสภาพภายใน"

การเซ็นรับโดยไม่หมายเหตุอะไรเลย ทำให้การเคลมภายหลังยากขึ้นมาก

ขั้นที่ 8 ชำระเงินและปิดงาน

ชำระตามที่ตกลง ขอใบเสร็จหรือเอกสารที่ธุรกิจต้องใช้ และเก็บเอกสารเหล่านี้ไว้ด้วยกัน

• ใบเสนอราคาหรือข้อความยืนยันการจอง
• ใบส่งของหรือใบตราส่งที่คนขับเซ็น
• ใบรับสินค้าที่ปลายทางเซ็น
• รูปถ่ายก่อนขึ้นรถและตอนรับของ
• ใบเสร็จ

ถ้าเป็นนิติบุคคล มีเรื่องหักภาษี ณ ที่จ่ายค่าขนส่งตามอัตราและเงื่อนไขที่กรมสรรพากรกำหนด ปรึกษาสำนักงานบัญชีของคุณ

ถ้าของเสียหายหรือขาด ทำอย่างไร

แจ้งผู้ให้บริการเป็นลายลักษณ์อักษรโดยเร็วที่สุด พร้อมรูปถ่ายและสำเนาใบรับสินค้าที่มีหมายเหตุ ถามว่าประกันต้องใช้เอกสารอะไรเพิ่ม และมีกำหนดเวลาแจ้งกี่วัน ส่วนตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ถ้าผู้รับรับของไว้โดยไม่ทักท้วงและจ่ายค่าขนส่งแล้ว ความรับผิดของผู้ขนส่งอาจสิ้นสุดลง เว้นแต่ความเสียหายที่มองไม่เห็นจากภายนอก ซึ่งต้องบอกกล่าวผู้ขนส่งภายใน 8 วันนับแต่วันส่งมอบ และการฟ้องผู้ขนส่งเรื่องของสูญหาย เสียหาย หรือส่งช้า มีอายุความ 1 ปีนับแต่วันส่งมอบ

ถ้าตกลงค่าเสียหายกันไม่ได้และมูลค่าสูง ควรปรึกษาทนายความ