ขั้นตอนสั่งพิมพ์งาน ตั้งแต่ขอราคา ปรู๊ฟ จนรับของ

การสั่งพิมพ์มี 7 ขั้น คือ แจ้งสเปค รับใบเสนอราคา ส่งไฟล์ ตรวจปรู๊ฟ มัดจำและยืนยันผลิต ผลิต และตรวจรับ ขั้นที่ชี้ขาดว่างานจะออกมาตรงใจหรือไม่คือ การตรวจปรู๊ฟ เพราะหลังคุณอนุมัติ ร้านจะผลิตตามนั้นทั้งล็อต

บทนี้อธิบายว่าแต่ละขั้นเกิดอะไรขึ้น คุณต้องทำอะไร และจุดไหนที่คนสั่งครั้งแรกมักพลาด

ภาพรวมระยะเวลา

งานดิจิทัลมักใช้ประมาณ 1 ถึง 3 วันทำการ งานออฟเซ็ทประมาณ 5 ถึง 10 วันทำการ และงานกล่องหรือบรรจุภัณฑ์ประมาณ 10 ถึง 20 วันทำการ นับจากวันที่อนุมัติปรู๊ฟ ไม่ใช่วันที่ทักไปถามราคา

ขั้น	ใช้เวลาโดยประมาณ	ใครต้องทำ
แจ้งสเปคและรับใบเสนอราคา	ไม่กี่ชั่วโมง ถึง 2 วัน	คุณและร้าน
ส่งไฟล์และตรวจไฟล์	1 วัน หรือนานกว่าถ้าต้องแก้	คุณหรือนักออกแบบ
ปรู๊ฟและแก้ไข	1 ถึง 3 วันต่อรอบ	ร้านทำ คุณตรวจ
ผลิตและงานหลังพิมพ์	ตามระบบพิมพ์	ร้าน
จัดส่งและตรวจรับ	1 ถึง 2 วัน	ร้านส่ง คุณตรวจ

ถ้าต้องใช้งานวันไหน ให้นับถอยหลังจากวันนั้นแล้วเผื่อรอบแก้ปรู๊ฟอย่างน้อย 1 รอบ ช่วงใกล้เทศกาลหรือปลายปีคิวโรงพิมพ์มักแน่นกว่าปกติ

ขั้นที่ 1 แจ้งสเปคให้ครบ

สเปคที่ครบทำให้ได้ราคาที่ใช้ได้จริงตั้งแต่รอบแรก ถ้าไม่รู้ศัพท์ ให้บอกเป็นภาษาธรรมดาแล้วให้ร้านแปลงเป็นสเปค

ข้อมูลที่ควรส่ง

• งานอะไร ใช้ทำอะไร (เช่น ใบปลิวแจกหน้าร้าน ฉลากติดขวดแช่เย็น)
• ขนาดสำเร็จ และรูปทรงถ้าไม่ใช่สี่เหลี่ยม
• จำนวน ขอราคา 2 ถึง 3 ระดับ
• ความหนาหรือความรู้สึกของกระดาษที่ต้องการ
• พิมพ์หน้าเดียวหรือ 2 หน้า กี่สี
• งานหลังพิมพ์ เช่น เคลือบ ไดคัท พับ
• วันที่ต้องได้ของ และส่งที่ไหน

การบอกว่า "ใช้ทำอะไร" สำคัญกว่าที่คิด เช่น ฉลากที่ต้องเข้าตู้เย็นต้องใช้เนื้อสติกเกอร์และกาวคนละแบบกับฉลากติดกล่องแห้ง

ขั้นที่ 2 อ่านใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาที่ดีต้องระบุสเปคครบและบอกว่าไม่รวมอะไร ถ้าเห็นแค่ "ใบปลิว 1,000 ใบ ราคา X บาท" ให้ขอรายละเอียดเพิ่มก่อนตกลง

จุดที่ต้องดู

• ชนิดกระดาษและแกรม ตรงกับที่ขอไหม
• งานหลังพิมพ์ครบไหม
• รวม VAT ค่าบล็อก ค่าปรู๊ฟ ค่าจัดส่ง หรือยัง
• ระยะเวลาผลิตนับจากวันไหน
• ยอดมัดจำ และกำหนดชำระส่วนที่เหลือ
• ใบเสนอราคายืนราคากี่วัน

ราคากระดาษเปลี่ยนได้ ใบเสนอราคาจึงมักมีอายุจำกัด ถ้าเก็บไว้นานเกินกำหนด ควรขอยืนยันราคาใหม่

ขั้นที่ 3 ส่งไฟล์

ส่งไฟล์ตามข้อกำหนดของร้าน ส่วนใหญ่เป็น PDF โหมดสี CMYK ภาพความละเอียดประมาณ 300 dpi มีตัดตกประมาณ 3 มม. และแปลงฟอนต์เป็นเส้นแล้ว

ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าไฟล์พร้อมหรือไม่ ให้ถามร้านว่ามีการตรวจไฟล์ก่อนพิมพ์ไหม ร้านส่วนใหญ่จะแจ้งถ้าเจอภาพแตก ขอบไม่พอ หรือฟอนต์หาย แต่อย่าคาดหวังว่าร้านจะตรวจคำผิดให้ นั่นเป็นหน้าที่ของเจ้าของงาน รายละเอียดการเตรียมไฟล์อยู่ใน เตรียมไฟล์ส่งโรงพิมพ์ CMYK 300 dpi ตัดตก 3 มม. ทำอย่างไร

ขั้นที่ 4 ตรวจปรู๊ฟ

ปรู๊ฟคือตัวอย่างงานก่อนผลิตจริง มีตั้งแต่ไฟล์ภาพ ปรู๊ฟดิจิทัลที่พิมพ์ออกมา ไปจนถึงปรู๊ฟแท่นที่พิมพ์จากเครื่องจริง ยิ่งใกล้ของจริง ยิ่งเชื่อถือได้เรื่องสี

ปรู๊ฟแบบ	เหมาะกับ	ข้อจำกัด
ไฟล์ภาพหรือ PDF	ตรวจข้อความ ตำแหน่ง	สีบนจอไม่เท่าของจริง
ปรู๊ฟดิจิทัล (พิมพ์ออกมา)	ตรวจขนาดจริงและสีคร่าว ๆ	สีอาจต่างจากออฟเซ็ทเล็กน้อย
ปรู๊ฟแท่น	งานกล่อง งานที่สีแบรนด์สำคัญ	มีค่าใช้จ่ายและใช้เวลาเพิ่ม
ตัวอย่างขึ้นรูป	กล่องและบรรจุภัณฑ์	ต้องรอทำบล็อกหรือตัดตัวอย่าง

วิธีตรวจปรู๊ฟที่ได้ผล

1. อ่านทุกตัวอักษรช้า ๆ โดยเฉพาะ ชื่อ เบอร์โทร ราคา วันที่ ที่อยู่
2. ให้คนที่ 2 อ่านซ้ำ คนทำงานเองมักมองข้ามคำผิดของตัวเอง
3. สแกน QR code และบาร์โค้ดจากปรู๊ฟที่พิมพ์ออกมา
4. วางเทียบขนาดจริงกับสินค้า เช่น ฉลากกับขวด กล่องกับสินค้า
5. ดูสีภายใต้แสงธรรมชาติหรือไฟสีขาว

เมื่อพร้อมแล้ว ให้อนุมัติเป็นข้อความ และเก็บปรู๊ฟที่อนุมัติไว้ ปรู๊ฟนี้คือหลักฐานสำคัญถ้าต้องเคลมภายหลัง

ขั้นที่ 5 มัดจำและยืนยันผลิต

หลายร้านเก็บมัดจำประมาณครึ่งหนึ่งก่อนผลิต และเก็บส่วนที่เหลือก่อนหรือตอนส่งของ ลูกค้าบริษัทที่สั่งประจำบางรายอาจได้เครดิต แต่ขึ้นกับการตกลง

ก่อนโอน ให้ตรวจว่าชื่อบัญชีตรงกับชื่อร้านหรือชื่อนิติบุคคลในใบเสนอราคา และขอเอกสารรับเงินทุกครั้ง

ขั้นที่ 6 ผลิตและงานหลังพิมพ์

ช่วงนี้ร้านเป็นคนทำ คุณมีหน้าที่แค่พร้อมตอบคำถาม ถ้าร้านโทรมาถามหรือแจ้งปัญหา แปลว่าเขากำลังคุมงาน ไม่ใช่เรื่องน่ากังวล

งานที่มีหลายขั้นหลังพิมพ์ เช่น พิมพ์แล้วเคลือบ แล้วไดคัท แล้วขึ้นรูปกล่อง จะใช้เวลามากกว่างานพิมพ์อย่างเดียว เพราะหมึกต้องแห้งก่อนทำขั้นต่อไป

ขั้นที่ 7 ตรวจรับของ

ตรวจทันทีที่ได้รับ ก่อนนำไปใช้หรือกระจายต่อ เพราะร้านส่วนใหญ่กำหนดระยะเวลาแจ้งปัญหาไว้

• นับจำนวนแบบสุ่ม หรือชั่งน้ำหนักเทียบ
• เปิดกล่องดูหลายจุด ทั้งด้านบน กลาง และล่าง
• เทียบสีและข้อความกับปรู๊ฟที่อนุมัติ
• ตรวจงานหลังพิมพ์ เช่น เคลือบลอก ไดคัทไม่ขาด พับตรง
• ถ่ายรูปสภาพของก่อนแกะ ถ้ากล่องขนส่งเสียหาย

ถ้าพบปัญหา แจ้งเป็นข้อความพร้อมรูป และเก็บตัวอย่างที่เสียไว้ วิธีเคลมอยู่ใน งานพิมพ์มีปัญหา สีเพี้ยน จำนวนขาด ส่งช้า เคลมอย่างไร